Sau đây tôi xin trả lời lần lượt các câu hỏi trên như sau:

1. Nên sử dụng người trong nhà hay thuê tư vấn bên ngoài?

Để trả lời cho câu hỏi này sẽ phải tùy thuộc vào năng lực của nguồn nhân lực trong tổ chức. Nếu tổ chức có người am hiểu về KPI thì nên sử dụng người trong nhà bởi để triển khai dự án KPI thành công cần phải hiểu về tổ chức và thường xuyên tiếp xúc, làm việc sâu sát với các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Nếu không hiểu tổ chức, bất cứ ý kiến tư vấn nào của nhà tư vấn bên ngoài cũng sẽ bị người trong nhà phản bác và khó thuyết phục, khi đó tư vấn sẽ khó làm việc, nhất là nếu các nhân viên trong tổ chức chưa hiểu được ý nghĩa thực sự của KPI mà cho rằng đó chỉ là công cụ của nhà quản lý để quản lý mình cho chặt hơn. Trường hợp nếu tổ chức không có người có đủ năng lực và hiểu biết sâu sắc về triển khai dự án KPI thì lúc đó việc thuê tư vấn bên ngoài là đương nhiên. Tuy nhiên, trong bất kỳ trường hợp nào cũng sẽ có ưu điểm và nhược điểm cần cân nhắc và tùy thuộc vào tình hình nội tại tại từng tổ chức và mức độ tin tưởng của Giám đốc khi giao trách nhiệm cho ai trong tổ chức hay thuê tư vấn bên ngoài cũng như cân nhắc các nhược điểm có thể khắc phục được đến đâu để quyết định.

* Đối với thuê tư vấn bên ngoài:

– Ưu điểm:

Tư vấn bên ngoài sẽ có tiếng nói khách quan và thường được mang danh tư vấn nên được những người trong tổ chức tin tưởng vào năng lực chuyên môn.

+ Tốn chi phí

– Nhược điểm:

+ Tư vấn không hiểu về hệ thống, và công việc chuyên môn của từng bộ phận, cá nhân nên thường dễ bị phản bác bởi “người trong nhà” khi “người trong nhà” cảm nhận được đề xuất của tư vấn có gì đó sẽ ảnh hưởng không tốt đến mình.

+ Những tổ chức tư vấn có đủ êkip làm việc có kinh nghiệp, kỹ năng, am hiểu nghiệp vụ trong lĩnh vực tương tự với nghành nghề của Công ty bạn thì thường chi phí sẽ đắt, không dưới 2 tỷ để triển khai xong dự án xây dựng KPI.

+ Những tư vấn nhỏ, chỉ có 1 – 2 người, hoặc thuê dưới dạng cá nhân thì rất ít người đạt đến trình độ cao, có tầm nhìn hoặc có am hiểu về thị trường, địa bàn hay ngành nghề kinh doanh của Công ty bạn để có thể đưa ra những lời tư vấn hiệu quả hoặc giúp bạn gợi mở và tháo gỡ các vướng mắc khi xây dựng KPI.

+ Phần lớn các nhà tư vấn chỉ nắm được về mặt kỹ thuật mà không am hiểu về ngành nghề kinh doanh và hoạt động kinh doanh tổng thể của tổ chức, do đó khi bạn gặp khó khăn không biết đối với công việc hoặc chức năng nhiệm vụ này thì cần dùng KPI nào để đánh giá thì họ sẽ không hỗ trợ được nhiều cho bạn, đó là chưa kể ở Việt Nam, tôi nghĩ cũng sẽ có 1 số người chưa đủ năng lực thực sự, thiếu đào tạo bài bản và kinh nghiệm về lĩnh vực tư vấn nhưng vẫn khoác cho mình cái mác chuyên gia và tư vấn mà chỉ khi làm việc thực tế bạn mới có thể phát hiện được ra.

+ Tư vấn làm việc theo giờ nên không thể dành thời gian toàn tâm toàn ý cho dự án, đặc biệt là những tư vấn cá nhân nhỏ lẻ, họ sẽ phải san sẻ thời gian cho công việc của họ hoặc chạy nhiều dự án nên không có gì đảm bảo là họ sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng các tài liệu bạn gửi hay dành nhiều thời gian để tìm hiểu về tổ chức của bạn để từ đó tư vấn cho bạn hiệu quả. Sẽ có trường hợp, họ nhận làm theo giờ, đến vẽ vời dăm ba câu, nhận tiền của bạn là xong. Nếu không giải quyết được thì họ lấy lý do họ không hiểu về tổ chức và công việc chuyên môn của bạn.  Vấn đề vẫn để lại cho tổ chức của bạn phải tự tìm tòi giải quyết. Chính vì thế không ít doanh nghiệp khi thuê tư vấn xong thì đành tặc lưỡi 1 câu, vẫn mình làm là chủ yếu và dự án thì không có gì đảm bảo sẽ thành công.

* Khi sử dụng người trong nhà:

– Ưu điểm:

+ Nếu trong tổ chức của bạn có người có năng lực quản lý thay đổi, có kỹ năng quản lý dự án, có am hiểu về kỹ thuật xây dựng KPI và lại có cả hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực chuyên môn của tổ chức thì như vậy, chỉ cần sử dụng người trong nhà, bạn cũng đảm bảo được sự thành công vì không ai hiểu tổ chức của bạn bằng chính người trong nhà của bạn.

+ Sẽ không ai tận tụy, trách nhiệm, có nhiều thời gian dành cho dự án, có thể thường xuyên tiếp xúc với các cá nhân, các Phòng, bộ phận khác bằng chính người trong nhà của bạn.

+ Người trong nhà sẽ chịu chỉ đạo trực tiếp của bạn và cũng sẽ thường xuyên trao đổi công việc trực tiếp với bạn, không như tư vấn bên ngoài, có khi bạn muốn gặp, muốn trao đổi thì hoặc phải đợi đến khi họ sắp xếp được thời gian, hoặc chỉ có thể nói dăm ba câu qua điện thoại không diễn đạt được hết ý của bạn.

+ Quan trọng hơn cả, bạn không mất bất cứ chi phí thuê tư vấn nào.

– Nhược điểm:

+ Trừ phi người đó là chính bạn, còn nếu bạn cũng chưa am hiểu lắm về KPI thì có thể bạn sẽ vẫn băn khoăn về các ý kiến tư vấn, tham mưu của người được lựa chọn và trong không ít trường hợp, có lẽ sẽ bao gồm cả những sự hoài nghi, thiếu tin tưởng hoặc tâm lý của người Việt là, tuy đã là nhà quản lý, đáng lẽ phải thể hiện kỹ năng quản lý con người vượt trội thể hiện ở khả năng làm việc với người giỏi chuyên môn hơn mình thì bạn có thể lại đang so sánh và trong nhiều trường hợp sẽ lo sợ hoặc không thích nhân viên của mình được người khác biết là giỏi hơn mình hoặc thể hiện ra là mình kém hiểu biết hơn nhân viên của mình. Điều này sẽ làm giảm động lực của nhân viên của bạn và sẽ có thể có tác động rất tiêu cực đến dự án cũng như đến cá nhân nhân viên được lựa chọn và tình huống xấu nhất là bạn sẽ bị mất đi 1 nhân viên tốt và có tài, dự án thì dang dở.

+ Người trong tổ chức nếu không được bạn đặt ở vị trí đủ tầm để có tiếng nói thì sẽ phải mất 1 thời gian để họ có thể thuyết phục những người khác tôn trọng và lắng nghe những tư vấn của họ thông qua chứng minh năng lực của họ. Điều này sẽ khiến dự án mất thêm 1 khoảng thời gian để xử lý những việc đáng lẽ ra không nên và không cần có

Sau khi đã cân nhắc các ưu – nhược điểm nêu trên, nếu bạn thấy có thể khắc phục được nhược điểm ở phương án nào nhiều hơn thì nên quyết định lựa chọn phương án đó.

2. Nên lựa chọn ai?

Nếu trong tổ chức đã có người có đủ năng lực như tôi đã nêu ở trên thì bạn quả là may mắn, bạn còn băn khoăn gì nữa, bạn hãy lựa chọn người đó, đặt họ vào vị trí có tiếng nói đủ tầm để họ dẫn dắt và triển khai dự án giúp bạn.

Nhưng nếu trong tổ chức của bạn không có người như vậy thì bạn sẽ phải làm thế nào? Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án sau:

– Phương án 1: Chọn 1 người có khả năng học hỏi nhanh cả những vấn đề phức tạp, có am hiểu về tổ chức, có kiến thức về quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, có kỹ năng quản lý dự án, có khả năng quản lý chuyển đổi và cũng phải có khả năng nghiên cứu phân tích nữa. Khi đã lựa chọn được người như vậy, bạn hãy cho người này đi học ở 1 tổ chức đào tạo có uy tín để họ được trang bị thêm hiểu biết về kỹ thuật xây dựng KPI.

– Phương án 2: Tìm kiếm trên thị trường 1 người có khả năng triển khai và xây dựng dự án KPI và thu hút họ với 1 vị trí và chế độ đãi ngộ tương xứng. Bạn đừng do dự vì những người như vậy không chỉ đóng góp cho bạn ở dự án KPI này mà sẽ còn đóng góp được cho bạn ở nhiều việc khác nữa nên sẽ không phải là lãng phí để bạn thu hút và tuyển dụng người như vậy đâu.

3. Chỉ cần 1 người hay cần 1 ê kíp làm việc?

Như bạn biết, triển khai KPI để gắn với mục tiêu chiến lược của tổ chức thì cần gắn với thẻ điểm cân bằng có tối thiểu 4 khía cạnh là tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và con người. Do đó, để xây dựng được đầy đủ cho các khía cạnh này sẽ cần sự tham gia của những người có am hiểu về các nội dung này.

– Để hoạch định bản đồ chiến lược của Công ty và BSC của Công ty: Bạn cần toàn bộ Ban lãnh đạo cao cấp với bạn là CEO và tối thiểu phải có thêm Người đứng đầu bộ phận Tài chính, người đứng đầu bộ phận Nhân sự, người đứng đầu bộ phận quản lý quan hệ khách hàng. Bạn thấy đấy, hoạch định chiến lược và các mục tiêu của Công ty không nên chỉ xuất phát từ 1 người mà nên huy động sức mạnh của cả 1 tập thể những người có năng lực. Trừ phi bạn không có người có năng lực hỗ trợ bạn trong việc hoạch định chiến lược và mục tiêu cho Công ty. Nếu vậy thì theo tôi, bạn nên tái cơ cấu và bố trí lại bộ máy giúp việc của mình được rồi.

– Để triển khai đến các Phòng và cá nhân thì bạn nên tạo 1 ekip như sau:

+ Người đứng đầu Dự án là người đủ năng lực được lựa chọn như đã nêu ở trên

+ Ngoài ra, cần có sự tham gia của Trưởng phòng Kế hoạch, Trưởng phòng Nhân sự, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng, Trưởng phòng quản lý chất lượng – ISO (nếu có) để thành lập Tổ tư vấn vì những bộ phận này sẽ làm việc trực tiếp, phụ trách công tác quản lý và thu thập các kết quả thực hiện của các Phòng, bộ phận và cá nhân trong tổ chức trên toàn bộ các khía cạnh của Thẻ điểm cân bằng và họ sẽ đóng vai trò question lại các Trưởng phòng và các cá nhân khác khi xây dựng các KPI đã hợp lý và khả thi hay chưa.

4. Ai là người xây dựng KPI?

– Đối với cấp Công ty thì ngoài tham mưu của các bộ phận liên quan bên dưới, Ban điều hành và CEO vẫn là những người đóng vai trò quyết định các chiến lược, hướng đi và mục tiêu cần đạt được của tổ chức. Nếu không vai trò CEO của bạn để làm gì?

– Đối với cấp Phòng: các Trưởng phòng là người trực tiếp xây dựng và đề xuất các KPI của họ với sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật của người có am hiểu về KPI. Tuy nhiên, người xây dựng các tiêu chí đánh giá cho mình thì thường có xu hướng đề xuất những gì thấp hơn để có thể hoàn thành, do đó cần có sự chỉ đạo, giao kế hoạch của quản lý cấp cao hơn (Phó Giám đốc hoặc Giám đốc Công ty) và sự chất vấn của Tổ tư vấn để đảm bảo những mục tiêu và KPI đặt ra là khả thi, hợp lý và phản ánh đúng mong muốn của tổ chức cũng như khả năng của Phòng.

– Đối với cấp cá nhân tại các Phòng: Trưởng phòng cũng nên là người xây dựng trước vì Trưởng phòng sẽ phân công công việc cho cán bộ và cán bộ thì có thể có nhiều người không đủ khả năng để xây dựng KPI. Đây cũng là công việc của cấp quản lý, cần xây dựng những thước đo đánh giá hiệu quả công việc cho cán bộ. Tuy nhiên, để phản ánh đúng khả năng của cán bộ và yêu cầu, mong muốn của Trưởng phòng, 2 bên nên có trao đổi trực tiếp và thảo luận để đi đến sự thống nhất. Trưởng phòng không nên giao xuống cho cán bộ mà không có sự trao đổi vì khi đó dễ tạo cảm giác cho cán bộ là mình đang bị ép và sẽ làm giảm động lực làm việc của cán bộ. Còn nếu Trưởng phòng của bạn không có đủ kỹ năng làm được việc như vậy thì bạn cần tăng đầu tư cho đào tạo để đào tạo họ kỹ năng quản lý hiệu quả công việc rồi.

Chúc các bạn thành công.

_______________________________________

Những thông tin chia sẻ trong blog này của tôi không nhằm mục đích kinh doanh hay lợi nhuận, chỉ với mong muốn vì 1 cộng đồng nhân sự chuyên nghiệp hơn và nâng tầm cao của các doanh nghiệp Việt. Do đó, những bạn nào có ý định sử dụng thông tin trong blog này của tôi, ví lý do bản quyền và đạo đức nghề nghiệp, xin vui lòng trích dẫn nguồn tham khảo khi sử dụng. Xin chân thành cảm ơn!

Nguồn Vân Anh TL – Thạc sỹ Quản lý nhân sự, Đại học Leeds, Vương quốc Anh – Assoc CIPD, UK (Chuyên gia về quản lý nhân sự được chứng nhận bởi CIPD, Vương quốc Anh)