DSG THAM GIA ICT OUTLOOK 2008 – Entry for Sharing

ICT Outlook năm nay DIGI-TEXX không tham gia vì khách hàng chủ yếu ở thị trường nước ngoài, vì vậy DSG đã lấy suất của DIGI-TEXX để tham gia. Triển lãm lần này mình không trực tiếp làm và tham gia nhưng luôn dõi theo vì làm hội chợ thì là nghề của mình mà!

Có thể nói thành công của DSG tại triển lãm đầu tiên tham gia này là số lượng khách tham quan đã quan tâm đến sản phẩm máy scan chuyên dụng của Kodak (nói thật ra vì số lượng khách tham quan triển lãm quá đông). Việc thành công tiếp theo là sự nhiệt huyết của đội ngũ nhân viên trẻ đã hết mình cho hội chợ và gian hàng của công ty. Đặc biệt là mấy anh em direct-sales, Technical support đã phải vất vả, khan tiếng để tiếp khách, lo cho gian hàng của mình…Nhưng trên phương diện khách quan thì còn rất nhiều thứ phải bàn lắm.

Việc chuẩn bị cho gian hàng của DSG tại triển lãm. Có thể nói đội ngũ trẻ mới chưa có kinh nghiệm nhiều tham gia những triển lãm như thế bao giờ nên họp để đóng góp cho plan thì rất nhiều nhưng “out put” thì chẳng có gì nhiều và việc phân công công việc hay ủy quyền không được làm rõ, dẫn đến sự chuẩn bị thiếu chu đáo, những lỗi này thuộc về người đứng đầu.

1. Chọn nhà cung cấp: mình chuyển giao tất cả các supplier cho anh em tiếp nhận và yêu cầu họ gửi bản design và báo giá. Nhưng khi bên supplier gửi layout và báo giá thì không thông tin cho họ biết là layout đó có được không, chất liệu đó có phù hợp không? Thậm chí một vài supplier còn gọi điện complain mình là sao gửi layout và báo giá mà không nghe thông tin phản hồi. Một cách làm phải nói là chẳng có chuyên nghịêp gì cả. Hỏi ra thì nói là báo giá đó cao, nhưng việc cao hay thấp là tùy theo ngân sách và đưa ra yêu cầu cụ thể làm sao layout cùng với chất liệu phải phù hợp với nhu cầu và chí phí của chúng ta. Nếu chọn chất liệu bằng MDF sơn thì sẽ đẹp và chắc chắn sẽ mắc hơn nhiều với vách thạch cao.
2. Chọn layout: cuối cùng chọn cái layout quá xấu từ màu sắc cho đến chất liệu, thi công thì quá ẩu, chất liệu thì quá kém may mà sao chép cái quầy reception của thằng nhà cung cấp khác bỏ vào cộng với hệ thống âm thanh và LCD đã kéo lại bố cục.
3. Công tác thiết kế: Không lên plan trước, đến lúc cuối thì tuồn việc cho designer chạy theo bở hơi tai mà thậm chí cái layout tổng thể về màu sắc sơn lên như thế nào mà designer cũng không hay biết. Làm poster thì in ảnh hay in kiểu gì cũng không nói cho thiết kế. Nói chung là thông tin mù tịt. Sếp có nói designer không đi theo đến cùng, ở đây mình nói thật lỗi là do người chịu trách nhiệm chính của project này chứ không phải lỗi của Designer.
4. Công tác chuẩn bị materials: cũng do phân công không rõ ràng, theo không sát nên tới deadline mới nhảy nhào là phải in thêm cái này, in thêm cái kia. Chẳng hạn như in tờ rơi để phát cho khách nếu biết dự trù trước thì người in tờ mẫu và chuyển đi photo thì rẻ hơn và số lượng nhiều hơn sẽ không có hậu quả là in hư cái máy in và hết mực liên tục (tính ra chi phí này cao đấy). Ở đây phải nói thêm về kỹ năng làm việc nữa, khay giấy máy in chỉ có 100 tờ mà nhấn lệnh in đến 200 tờ mà in liên tục thì máy nào chịu nổi. Rồi hết giấy thì ào ào vô đòi văn phòng phẩm giấy, làm gì thì cũng phải có dự trù chứ… còn nhiều thứ khác nữa như name card, quà tặng…(Mình có góp ý, nhưng nói với mấy lính này thì tội nghiệp vì sai ngay từ nóc mà).

Bài học kinh nghiệm ở đây là gì?: Đầu tiên là công tác chuẩn bị không tốt, cách đưa ra quyết định chọn nhà cung cấp, cách ủy quyền cho nhân viên mà không follow-up, kinh nghiệm tổ chức và làm hội chợ… Có nhiều ý kiến cho rằng vì cho ngân sách hạn hẹp, xin nói với các Pác là mình nhận được một số ý kiến khác cho rằng cái layout này xấu đến nỗi không bằng layout của hội chợ việc làm ở Quang Trung nữa hay hội chợ ở Daklak mà chi phí ở 02 hội chợ này chỉ bằng 1/20 hoặc 1/15 thôi.

Quả thật mình viết bài này từ khi triển lãm khai mạc được 2 hôm định là không post đâu, nhưng hôm nay thấy cách làm việc theo kiểu “Do less, talk more”. Vì vậy mình post bài này mong rằng mấy Pác DSG có đọc được thì rút kinh nghiệm trong những công việc sắp tới để anh em cùng nhau mà tiến. Nói vui với Tú hôm trước thì “Bọn em phải tự làm triển lãm lần này đi thì lần sau sẽ có kinh…nghiệm thôi”.