ISO 9001:2000 công ty mình – Những cột mốc đáng nhớ

Nhưng đối với những người trong cuộc khi xây dựng và duy trì hệ thống thì đó là công sức, tâm huyết, thời gian để trải nghiệm và là một quá trình với rất nhiều thứ cần được hội tụ để làm nên hệ thống cho một doanh nghiệp hay một công ty. Nếu không áp dụng theo chuẩn ISO thì giờ đây các công việc của các bộ phận có lẽ không được chuyên nghiệp như hiện tại. Mình còn rất nhớ bài việt của tác giả Vũ Quốc Đại về tái cấu trúc công ty “Xây nhà từ nóc” (Có thể xem tham khảo tại đây: http://blog.360.yahoo.com/blog-QLsjpWQ1bqVkP6GptqxeNK4k?p=39 ) có câu kết rất hay: "… Việc tái cấu trúc chỉ có thể thành công nếu nó bao gồm được cả sự thay đổi của bản thân người có quyền lực và trách nhiệm cao nhất của doanh nghiệp. Chính khả năng thay đổi của người này sẽ quyết định giới hạn về khả năng thay đổi của doanh nghiệp”. Quả thật hiện nay hệ thống của công ty mình được cải tiến và duy trì là sự thay đổi của người đứng đầu công ty khi có tầm nhìn và kiên trì thực hiện.

Nhớ lại việc xây dựng hệ thống (QMS)

Chắc cũng trong khỏang thời gian này (tháng 06/2006) tại nhà 5 nơi tọa lạc của công ty lúc trước thì mình và mọi người trong ban ISO đang rất bận rộn cho việc xây dựng hệ thống. Ngày đó Mình là trưởng ban ISO, nói cho oai vậy thôi chứ ban ISO lúc mới thành lập chỉ có vọn vẹn 5 người mà chẳng có ai có kinh nghiệm về việc xây dựng hệ thống như thế nào. Bắt đầu từ việc tổ chức lớp nhận thức ISO, tham gia học lớp đánh giá nội bộ, tìm tài liệu tham khảo, tiến hành viết sổ tay chất lượng và xây dựng các thủ tục. Cuối cùng thì mình và ban ISO cũng hoàn thành và apply cho hệ thống vào ngày 10.07.2006. Bây giờ nhìn lại thấy không biết sao mà có thể làm được với thời gian ngắn và khối lượng công việc thì khá nhiều như thế trong khi mọi người còn công việc của riêng mình nữa. Lúc đó Ms. Ngà thì còn là nhân viên Nhập Liệu, Mr. Tưởng là quản lý dự án, còn phòng nhân sự chỉ có vẹn vẻn 2 người (là mình và Ms. Phụng).

Kinh nghiệm: Nên tham khảo các công ty tư vấn chuyên nghiệp và những công ty đa quốc gia đã áp dụng thực tế hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Hãy làm theo như cách của bạn nghĩ và làm thật triệt để.

11/08/2006 – Đánh giá của TUV để chứng nhận hệ thống.

Ngay sau khi nhận lịch đánh giá của tổ chức chứng nhận TUV thì Ban ISO tiến hành huấn luyện cho nhân viên trong từng bộ phận về hệ thống, hiểu rõ bảng mô tả công việc, các thủ tục của các phòng ban…Nhớ lại qui trình bán phở của Oliver Hegzor training mà mình dịch cho mọi người. Quả thật giờ nhìn lại thì quá đơn giản nhưng ngay tại thời điểm đó để chuyển nhận thức đến cho mọi người một sớm một chiều là không đơn giản chút nào.

Ngày chờ đơi cũng đã đến, các chuyên gia đánh giá của TUV xuống đánh giá hệ thống chạy êm ru. Các đánh giá viên còn nói hệ thống này xây dựng rất tốt, rất chặt chẽ và bài bản. “Quả thật là nguồn động viên rất lớn cho bản thân mình và ban ISO”. Sau 02 ngày đánh giá thì hệ thống chỉ cần làm rõ chứng cứ đầu vào của việc xem xét lãnh đạo là gì và đầu ra của việc xem xét là gì? Ngay tại thời điểm đó thì mặc dù cam kết của Sếp rất cao nhưng xuyên suốt cho hệ thống thì vẫn còn phải cần thời gian.

Kinh nghiệm: Sau khi tham khảo các công ty vừa và nhỏ về tư vấn ISO thông thường “Bụt nhà không thiêng”, vì những góp ý của những thành viên Ban ISO trong nội bộ công ty thường không nhận được đánh giá cao từ lãnh đạo cao nhất nếu như lãnh đạo đó không open mind. Vì vậy mới cần các công ty tư vấn chứ!

01/11/2006 – Nhận giấy chứng nhận.

Đây là cột mốc đáng nhớ và có lẽ rất khó quên vì ngày cấp giấy chứng nhận là ngày sinh nhật của mình.

26/07/2007 – Đánh giá bên ngoài sau 01 năm áp dụng hệ thống.

Sau 01 năm áp dụng mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng xét cho cùng thì hệ thống đã có những cải tiến thiết thực làm cho công việc của các bộ phận hiệu quả hơn nhiều. Như việc sắp xếp hồ sơ tài liệu, các qui trình được liên tục cải tiến… Có thể nói thêm cam kết của lãnh đạo cao nhất thật quan trọng. Trong lần đánh giá thứ hai này gặp được Mr. Khang 01 đánh giá viên mới có hỏi Ban ISO “công ty thuê tư vấn thiết kế và thực hiện ở đâu mà tốt thế?”. Thoáng suy nghĩ không biết đây có phải chiêu của đánh giá viên không? Không biết cảm giác của mọi người thế nào chứ mình thì sung sướng vô cùng và là điều động viên cho anh em làm ISO.

Kết quả đạt được của việc áp dụng ISO sau một năm là rất tốt và đáng khích lệ:

• 100% nhân viên mới được training về nhận thức ISO và bảng mô tả công việc.
• 100% nhân viên thấu hiểu rõ được hệ thống và công việc mình thực hiện.
• Các bộ phận áp dụng việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo chuẩn nên rất dễ dàng truy vấn.

Nhưng ngoài ra thì còn 01 vài hạn chế như một số thủ tục còn rườm ra mang tính hình thức, việc áp dụng thủ tục kiểm soát hồ sơ, tài liệu chưa được triệt để. Một số phòng ban và nhân viên chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn ISO 9001:2000.

Tháng 06/2008 – Gần 2 năm áp dụng hệ thống

Đầu tiên điều rất vui mừng là Ban ISO đã tăng nhân sự thay vì 03 trụ cột là Mr. Tưởng, Ms. Ngà và Mình thì giờ đây có thêm Ms. Duyên, Ms. Quý, Ms. Dung và Mr. Bình sau khi tham gia khóa học đánh giá nội bộ tháng 05/2008. Trong buổi họp chia sẻ cho các đánh giá viên nội bộ mới đầy hào hứng. Các bộ phận đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống. Ban ISO đã phối hợp với nhân sự tổ chức học nhận thức cho toàn bộ nhân viên công ty rất hoành tráng vào ngày 14/06/2008. Thay vì chỉ có 20 người vào thời điểm tháng 04/2006 thì bây giờ hơn 200 người. Điều đó cho thấy qui mô của công ty tăng lên thế nào?

Cuộc thi “Tìm hiểu về ISO” mới khởi động ngày 24.06.2008 đã là đề tài nóng suốt những ngày qua của các phòng ban. Bàn luận và chia sẽ thật sôi nổi và hào hứng. Đặc biệt là bài nộp về cho Ban ISO rất nhanh, theo thống kê của Ms. Ngà thì sau buổi sáng đã có hơn 50 bài nộp. Đây là tín hiệu đáng mừng và khích lệ cho những người trực tiếp làm ISO.

Thay cho đoạn kết

Tôi nhớ Mr. Huy đã từng nói “Để thay đổi cách nhìn của mọi người về một vấn đề thì phải có thời gian, có 2 cách là tự mình thay đổi, cách thứ hai là mình và mọi người cùng thay đổi”. Về ISO ở công ty cũng vậy, ngay từ ngày đầu nhắc đến ISO thì mọi người đều ngán ngẩm nhưng sau khi có những thay đổi tích cực từ lãnh đạo cao nhất và thay đổi từ mọi người thì ISO là hệ thống không thể thiếu.

Tôi tin rằng các thành viên trong ban ISO, các đánh giá viên nội bộ mới và tất cả nhân viên cũng thấu hiểu được triết lý này để cùng xây dựng cho hệ thống ISO của công ty nói riêng, định hướng chiến lược phát triển của DIGI-TEXX nói chung thật chuyên nghiệp. Để biến tầm nhìn mà CEO của chúng ta đã đưa ra nhanh chóng thành hiện thực: “Đứng vào top 5 các công ty hàng đầu về CNTT tại Việt Nam với nhân sự đạt trên 500 người vào năm 2010”.

SG. 26.06.2008 – Vũ Thành Nam Đức